個人情報保護および特定個人情報保護方針 |

制定日：2006年4月1日
最終改定日：2022年11月10日

　当社は、情報の安全管理を遵守することが企業活動の基本であると共に企業の社会的責任であると認識し、個人情報保護を、図書館業務委託を含む当社の企業活動における最重要事項の一つとして位置づけ、情報の適正な管理を行うため、次のとおり｢個人情報および特定個人情報保護方針｣を定めております。

遵守規程の制定及び継続的改善
役員及び従業員に個人情報および特定個人情報保護の重要性を認識させ、適切に利用し、保護するため「個人情報管理基本規程及び関係細則」「特定個人情報取扱規程（規定）」を定め、これを着実に実行すると共に、継続的改善を行います。
個人情報の取得・利用・提供
個人情報保護のための管理体制を確立すると共に、遵守規程に従い図書館業務その他定款に定める当社の事業展開に関わる個人情報および特定個人情報の取得、利用及び提供において適切に対応します。特に、取得に際しては利用目的を特定し、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報および特定個人情報の取り扱い（目的外利用）はせず、適切な措置を講じるとともに、そのための社内管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。本人以外から個人情報を取得する場合(受託による取得を含む)、提供元又は委託元が個人情報を適正に取り扱っていることを確認します。
安全対策の実施
個人情報および特定個人情報の正確性及び安全性を確保するため、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失又は棄損の予防に努めます。また、万一個人情報に関する事故が生じたときは被害の拡大の防止に努めるとともに再発防止のための是正の措置を講じます。
本人の権利尊重
個人情報および特定個人情報に関する本人の権利を尊重し、本人から自己情報の開示、訂正、削除または利用や提供の拒否等の問い合わせに対し、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。
苦情・相談等への対応
収集した個人情報および特定個人情報に関する苦情などに対しては、下記の専用窓口を設け、迅速かつ誠実に対応します。
法令・社内規程その他規範の遵守
個人情報および特定個人情報を取扱う業務の遂行にあたっては、個人情報に関する法令、国が定める指針、社内規程及びその他の規範を遵守し、適正に対応します。

株式会社エルコ
代表取締役　有賀康夫

＜お問い合わせ先＞

株式会社エルコ

東京都北区西ヶ原１丁目５６番地１２号　第３ライデンビル３Ｆ
個人情報保護管理責任者；　図書館事業部　高田理恵

E-mail：info@amitie-lib.co.jp
Tel：03-5394-0591
Fax：03-5394-0592

当社が保有する個人情報の取扱いについて

個人情報とは

「個人情報」とは、生存する個人に関する以下の情報を指します。

1. 　当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）。
2. 　個人識別符号が含まれるもの。

利用目的の範囲

1. 1. 図書館の受託業務で取扱う個人情報の利用目的
    当社は、図書館の運営業務を受託し運営を行う際し委託元機関に代わり受託した図書館の利用者の個人情報を利用させていただきますが、委託元機関との契約に沿った業務を遂行するためのみ利用させていただき、その他の目的による利用を行うとはございません。
  2. 直接書面取得による、社員・パートタイマーの採用応募者の個人情報
    当社は社員・パートタイマーの採用に際し、応募者の皆さまからお預かりいたします履歴書等の個人情報につきましては、採用の選考および面接・採用等のご連絡についてのみ利用させていただき、その他の目的による利用を行うことはございません。
  3. 直接書面取得によらない、社員・パートタイマーの採用応募者の個人情報
    ハローワークや求人情報サイトからの、社員・パートタイマー応募者の皆さまからお預かりいたします履歴書等の個人情報につきましては、採用の選考および面接・採用等のご連絡についてのみ利用させていただき、その他の目的による利用を行うことはございません。

個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。

また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。
安全管理措置の詳細については、下記「個人情報および特定個人情報保護に関わる苦情・相談／問合せ先」へ、お問い合わせください。

個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等）又は第三者提供記録の開示について
当社が保有する個人情報の開示等を請求される場合は「開示・回答申請書」を送付いたします。必要事項を記入頂き、開示等の申請に必要な書類のコピーを同封の上、配達記録の残る方法で返送ください。
個人情報の開示および利用目的の通知に関しては、手数料（300円の定額小為替）を同封してください。
ご本人確認をさせて頂いた後、速やかに対応致します。

1.本人による開示等の申請に必要な書類
有効期限内の下記の書類（注：コピーにはデジタルカメラやスキャナによる画像、これを印刷したものは含まれません）のうち、いずれか１通が必要になります。

・運転免許証のコピー(本籍地の項目は不必要ですので、油性ペンなどで消去してください。)
※住所変更をされている場合には、住所変更手続をなさった上で、「裏面」のコピーも添付ください。
・住民基本台帳カードのコピー
「顔写真」入りで氏名・生年月日・住所(現住所)が記載されているもの。
同一市区町村内で現住所に住居変更されている場合には「裏面」のコピーも必要です。
・旅券(パスポート)のコピー
顔写真のページと所持人記入欄(氏名・住所などの記入箇所)の両方のコピーが必要です。

顔写真の無い証明書類の場合、下記のうちいずれか2点を同封してください。
・各種年金手帳のコピー
・各種福祉手帳のコピー
・各種健康保険証のコピー
※住所欄には必ず現住所をご記入ください。

・外国人登録原票の写しまたは外国人登録原票記載事項証明書(外国人の場合)

2. 代理人による開示等の申請に必要な書類（開示・回答申請書と①、②の書類をご用意ください）
①　代理人の本人確認ができるもの。
有効期限内の下記の書類（注：コピーにはデジタルカメラやスキャナによる画像、これを印刷したものは含まれません）のうち、いずれか１通が必要になります。
ア）運転免許証のコピー(本籍地の項目は不必要ですので、油性ペンなどで消去してください。)
イ）住所変更をされている場合には、住所変更手続をなさった上で、「裏面」のコピーも添付ください。
ウ）住民基本台帳カードのコピー
「顔写真」入りで氏名・生年月日・住所(現住所)が記載されているもの。
同一市区町村内で現住所に住居変更されている場合には「裏面」のコピーも必要です。
エ）旅券(パスポート)のコピー
顔写真のページと所持人記入欄(氏名・住所などの記入箇所)の両方のコピーが必要です。

顔写真の無い証明書類の場合、下記のうちいずれか2点を同封してください。
※住所欄には必ず現住所をご記入ください。
オ）各種年金手帳のコピー
カ）各種福祉手帳のコピー
キ）各種健康保険証のコピー
ク）外国人登録原票の写しまたは外国人登録原票記載事項証明書(外国人の場合)

②　3ヶ月以内に発行された下記の書類（コピー不可）
親権者(民法818条)の場合　：戸籍謄本、戸籍抄本等、本人との関係を証する書類
成年後見人(民法第8条、第843条)の場合　：登記事項証明書
未成年後見人(民法第839条、第840条)の場合　：登記事項証明書
任意代理人の場合　：本人が自署、実印を押印した委任状(原本)と、本人の印鑑証明書

開示対象個人情報

個人情報の種別	利用目的
採用応募者の情報	採用活動のため
従業者の情報（退職者も含む）	従業員の労務管理のため

手数料
個人情報の開示および利用目的の通知に関しては、手数料として300円をお支払いいただきます。定額小為替300円分をご購入いただき、弊社へお送り下さい。
なお、手数料はご本人様にご負担いただきます。開示対象個人情報の内容の訂正、追加または削除、利用の停止、削除については手数料を徴収致しません。

請求方法
以下に定める面談又は郵送による方法でご請求を受け付けております。
1)請求の内容に応じて、「個人情報に関する開示・回答申請書（委任も含む）」に必要事項をご記入ください。
任意代理人による申請の場合は、委任状へ実印を押して頂き、印鑑証明を併せてご送付ください。

2)上記の「本人確認用書類（代理人の方は、代理人確認用書類）」を添え下記の請求先まで郵送してください。
なお、送付頂きました「本人確認用書類」は、回答の書面とともに返却いたします。

弊社からのご回答
本人からの提出の場合は、本人の身分証明書に記載の住所に配達記録に残る形で郵送させていただきます。代理人からの提出につきましては、代理人の方の住所へ送付致します。
当社からの回答につきましては、社内の調査期間として2週間のご猶予をいただきたく存じます。なお、2週間以上要する場合には、その旨を当社よりご連絡させていただきます

個人情報および特定個人情報保護に関わる苦情・相談／問合せ先

東京都北区西ヶ原１丁目５６番地１２号　第３ライデンビル３Ｆ
図書館事業部　個人情報保護管理責任者　高田理恵
E-mail：info@amitie-lib.co.jp
Tel：03-5394-0591
Fax：03-5394-0592
手数料：利用目的の通知と開示のみ１件につき３００円
開示等請求される場合、上記連絡先までご連絡ください。こちらから「個人情報に関する開示・回答申請書」を送付させて頂きます。

当社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。同協会に対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】

認定個人情報保護団体の名称　：　一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

苦情の解決の申出先　：　認定個人情報保護団体事務局

住所　：　〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内

電話番号　：　03-5860-7565　／　0120-700-779